drie mensen volgen een cursus

E-learning vrijwilligers werven

Deze e-learning neemt je mee in de kunst van het werven van vrijwilligers. In zes handige stappen heb jij zo je wervingsplan klaar: van doel tot concreet actieplan waarmee je aan de slag kunt. Inclusief handige tips!

Leestijd: 45 minuten

Het begint met een plan 

In deze e-learning delen we het werven van vrijwilligers op in zes handige stappen. Hiermee stel je jouw wervingsplan makkelijk op, met de best practices én slimste tips die je tijd besparen. 

Misschien is niet iedere stap van toepassing of heb je die al gezet - dan kun je die natuurlijk gewoon overslaan. Heel veel succes en plezier!

1. Doel

Elk goed plan begint met een doel. Maak ze zo concreet mogelijk en meetbaar, bijvoorbeeld: 'Binnen drie maanden wil ik X nieuwe vrijwilligers werven tussen de X en X jaar oud, voor project X.' Dit helpt je om doelgericht aan de slag te gaan, te meten of je op koers loopt, bij te sturen waar nodig én te kunnen evalueren. 

Bang dat je het niet gaan halen? Dat is niet erg. Het is een richtlijn. Je leert er wellicht ook van hoe het niet moet. De Engelsen zeggen het mooi: 'Shoot for the stars and land on the moon'. Het spreekwoord laat zien dat je door doelen stellen verder komt dan je misschien realistisch had gedacht én dat als je af blijkt te wijken van je doel, er ook hele mooie ontdekkingen gedaan kunnen worden. 

Opdracht: Zet een 'nieuwe bril op' en kijk naar je vrijwilligersaanbod. Dat mag je letterlijk doen, of het figuurlijk houden. Zou jij zelf op reageren? En je buurvrouw of neefje? Doe eens een gedachtenexperiment: wanneer zou je wél reageren? En die buuf of je neefje? 


2. Doelgroep / persona

Begin met dromen. Wie zou jouw ideale vrijwilliger zijn? Hoe zou je deze persoon omschrijven, wat zijn z'n drijfveren en waar vindt je deze? Dit noemen we een persona. 

Opdracht: Maak jouw droomvrijwilliger concreet met één of meer persona's. Omschrijf o.a.:

  • Demografie als leeftijd, woon/werk situatie
  • Interesses en drijfveren
  • Eigenschappen en kwaliteiten

Niet vergeten: een persona gaat je helpen werven, het moet geen harde eisenijst worden. Blijf open staan voor vrijwilligers en hun onverwachte talenten. 

Tip: jongeren werven

Aan de slag met het werven van jongeren? Download hier de toolkit die je opweg helpt. Kijk ook eens of je kunt meedoen aan een MDT project of een MAS stage. Dit zijn mooie manieren om de jongeren op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met vrijwilligerswerk in het algemeen én jullie organisatie. Investeer wat extra tijd en liefde in de begeleiding en waardering van de jongeren en maak ze fan van jullie mooie organisatie. Zo kunnen zij helpen om nóg beter en makkelijker anderen jongeren aan te trekken! 

Vijf tips om jongeren te werven:

  • Speel in op de belevingswereld van jongeren. Kijk naar welke thema’s er op dit moment spelen waar je op kan inhaken. Jongeren denken namelijk vaak op macro en micro niveau: de wereld groener maken (macro) of een klasgenoot met ziekte helpen (micro).

  • Beschrijf duidelijk wat zij te winnen hebben. Denk na over 'een beloning' en wees daar ook concreet over. Denk aan jezelf ontwikkelen, andere jongeren ontmoeten, je vaardigheden kunnen ontwikkelen, een aanbeveling op LinkedIn, een referentie op hun CV, studiepunten, een eervolle vermelding of certificaat etc.

  • Communiceer duidelijk wat je verwacht van een ander. Dat geldt voor elke vrijwilliger maar zeker voor jongeren die weinig werkervaring hebben. Denk aan afspraken nakomen, wederzijdse verantwoordelijkheden, taken, werkproces, feedback etc. Wees ook concreet over wat het nut, dat motiveert enorm!

  • Zet jongeren in hun kracht en gebruik hun out of the box blik. Jongeren willen graag meedenken, meedoen en meemaken en zijn nog niet zo 'gekneed' in hoe iets zou moeten. Gebruik dit enthousiasme en onbevangenheid door ze te laten denken over wat zíj zouden willen veranderen in hun wereld en hoe zij denken dat dat moet gebeuren.

  • Vaak is een 'project' basis, met een vastgelegd begin en einde, een aantrekkelijke werkvorm voor jongeren. Zo weten ze waar ze aan toe zijn (en belangrijk: wanneer ze 'klaar' zijn).

3. Jouw unieke aanbod 

Nu is het tijd om je te verplaatsen in jouw droomvrijwilliger. Stel jezelf de vraag: 'Waarom zou mijn droomvrijwilliger bij mij aan de slag gaan?'

Opdracht: 

  • Schrijf de redenen op om bij jou te vrijwilligen
  • Welke zijn uniek ten opzichte van andere opties? 

  Tip: pessimistisch omdenken

Pessimistisch denken kan je hier juist helpen. Waarom zou iemand het niet doen? Welke twijfels heeft deze persoon? Deze kun je wegnemen door ze in je vrijwilligerswerkvacature of proces te benoemen en toe te lichten. Of zet storytelling in: laat een andere vrijwilliger vertellen!

Dit zijn de meest genoemde twijfels + de oplossingen:

Wat als ik het niet leuk vindt?

Vrijwilligers willen werk dat bij hen past. Een vacaturetekst beschrijft vaak de taken, maar laat nog veel vragen open. Stel, je zoekt een barmedewerker. De potentiële vrijwilliger vraagt zich af:

  • Sta ik alleen achter de bar?
  • Moet ik met geld omgaan?
  • Moet ik afsluiten?
  • Hoe wordt omgegaan met alcohol?

Hoe neem je deze twijfels weg?
Vertel kort dat er een goede inwerkperiode is, duidelijke afspraken zijn over taken, en dat er altijd samen wordt afgesloten. Deel eventueel ervaringen van een andere vrijwilliger: “In het begin vond ik het spannend, maar alles werd goed uitgelegd, dus het ging prima.”

Vrijwilligers willen werk dat bij hen past. Een vacaturetekst beschrijft vaak de taken, maar laat nog veel vragen open. Stel, je zoekt een barmedewerker. De potentiële vrijwilliger vraagt zich af:

  • Sta ik alleen achter de bar?
  • Moet ik met geld omgaan?
  • Moet ik afsluiten?
  • Hoe wordt omgegaan met alcohol?

Hoe neem je deze twijfels weg?
Vertel kort dat er een goede inwerkperiode is, duidelijke afspraken zijn over taken, en dat er altijd samen wordt afgesloten. Deel eventueel ervaringen van een andere vrijwilliger: “In het begin vond ik het spannend, maar alles werd goed uitgelegd, dus het ging prima.”

Vrijwilligers willen werk dat bij hen past. Een vacaturetekst beschrijft vaak de taken, maar laat nog veel vragen open. Stel, je zoekt een barmedewerker. De potentiële vrijwilliger vraagt zich af:

  • Sta ik alleen achter de bar?
  • Moet ik met geld omgaan?
  • Moet ik afsluiten?
  • Hoe wordt omgegaan met alcohol?

Hoe neem je deze twijfels weg?
Vertel kort dat er een goede inwerkperiode is, duidelijke afspraken zijn over taken, en dat er altijd samen wordt afgesloten. Deel eventueel ervaringen van een andere vrijwilliger: “In het begin vond ik het spannend, maar alles werd goed uitgelegd, dus het ging prima.”

Vrijwilligers willen werk dat bij hen past. Een vacaturetekst beschrijft vaak de taken, maar laat nog veel vragen open. Stel, je zoekt een barmedewerker. De potentiële vrijwilliger vraagt zich af:

  • Sta ik alleen achter de bar?
  • Moet ik met geld omgaan?
  • Moet ik afsluiten?
  • Hoe wordt omgegaan met alcohol?

Hoe neem je deze twijfels weg?
Vertel kort dat er een goede inwerkperiode is, duidelijke afspraken zijn over taken, en dat er altijd samen wordt afgesloten. Deel eventueel ervaringen van een andere vrijwilliger: “In het begin vond ik het spannend, maar alles werd goed uitgelegd, dus het ging prima.”

Vrijwilligers willen werk dat bij hen past. Een vacaturetekst beschrijft vaak de taken, maar laat nog veel vragen open. Stel, je zoekt een barmedewerker. De potentiële vrijwilliger vraagt zich af:

  • Sta ik alleen achter de bar?
  • Moet ik met geld omgaan?
  • Moet ik afsluiten?
  • Hoe wordt omgegaan met alcohol?

Hoe neem je deze twijfels weg?
Vertel kort dat er een goede inwerkperiode is, duidelijke afspraken zijn over taken, en dat er altijd samen wordt afgesloten. Deel eventueel ervaringen van een andere vrijwilliger: “In het begin vond ik het spannend, maar alles werd goed uitgelegd, dus het ging prima.”

Wat als de mensen niet leuk zijn?

Kennis maken met een nieuwe groep kan spannend zijn. Vrijwilligers willen weten of ze in de groep passen. Ligt dus toe hoe jullie organisatie en mensen zijn. Beschrijf ook gewoontes die de sfeer weergeven: “We beginnen de dag met een gezamenlijke koffie.” Dat zegt meer dan een algemene opmerking zoals "je komt in een gezellig team terecht".

Wat als het te veel tijd kost?

De grootste twijfel van allemaal: hoeveel tijd gaat het kosten? Mensen willen duidelijkheid over de tijdsinvestering en flexibiliteit.

Hoe maak je dit inzichtelijk?

  • Vermeld vaste tijden duidelijk: “Woensdagavond van 19.00 tot 22.00 uur. Kun je een keer niet? Geen probleem, iemand anders neemt het over.”
  • Bied flexibiliteit waar dat kan. Van zelf roosteren tot taken kiezen, van werktijden tot de klus samen met iemand oppakken en van thuis werken tot online. Vraag wat iemand verstaat onder flexibiliteit, want die definitie verschilt nog al!
  • Zorg dat mensen een realistische inschatting van de tijdsinvestering kunnen maken. Help ze met een duidelijk overzicht of voorstel. Het gaat er om dat je inzicht geeft. En vergeet niet: er zijn ook veel mensen die het juist fijn vinden om een vaste dag te hebben!
Wat als ik het niet kan?

Onzekerheid is een veelvoorkomende reden om niet te reageren, vooral als een vacature een lange lijst met taken en eisen bevat.

Maak je profiel herkenbaar en laagdrempelig:

  • Stel vragen zoals “Houd jij ervan om…?” of “Zie jij jezelf al…?”
  • Geef aan dat er ruimte is om dingen te leren. Niet alles hoeft meteen perfect te zijn.

Dit helpt om de twijfel weg te nemen en maakt de vacature aantrekkelijker.

Wat als ik het niet meer wil?

Het feit dat je kunt stoppen, zal de drempel verlagen om te beginnen. Het tackelt eigenlijk alle bovenstaande twijlels. Want als het toch niets voor je blijkt te zijn, kun je gewoon stoppen. Dat maakt dat je makkelijker gaat proberen. Niet vergeten toe te lichten dus hoe dat bij jouw organisatie of initiatief werkt! 


halverwege,
lekker bezig!

4. Kanalen & middelen

Selecteer per persona de beste kanalen en middelen. Waar bevind die ideale vrijwilliger van jou zich? Een paar voorbeeld kanalen:

  • Via via (via collega's, vrijwilligers, cliënten etc.)
  • Je eigen werkplek én website 
  • Social media
  • 'Intermediairs' zoals de vrijwilligerscentrale, een vrijwilligersplatform, buurtplatform of marktplaats
  • Kranten, lokale folders en uitgaves
  • Openbare informatie plekken zoals de bieb, gemeentehuis, wachtruimtes zorg etc.
  • Evenementen, beurzen of lokale markten
  • Online advertenties (Google, social media)

Vervolgens kies je de middelen uit die bij jouw gekozen kanalen passen:

  • Flyers
  • Posters
  • Online teksten
  • Video's

Tip: Gebruik de beste combinatie voor jou op dit moment. Dat kan dus wisselen in de tijd. Onze favorieten zijn via via (koppel er een grappige beloning aan), je eigen site en social media en de intermediairs zoals Etten-leurvoorelkaar, die vaak een groot bereik hebben.

  Vergeet je netwerk niet!

De beste wervingstruc is nog steeds via via. Via collega's, vrijwilligers, leden en cliënten. Onderzoek toonde namelijk aan dat gevraagd worden dé manier is waarop de meeste vrijwilligers zijn gestart. En natuurlijk kunnen je huidige vrijwilligers als beste vertellen waarom het bij jullie zo leuk is. 

En misschien kun je het nog wel iets oprekken. Vraag je hele netwerk (iedereen die op een bepaalde manier betrokken is of jullie een warm hart toedraagt) om een me te denken, een nieuwsbrief door te sturen of een poster op te hangen #durftevragen.

5. communicatie

Nu je weet wat je zoekt en wat je te bieden hebt, is het tijd om dit in een onweerstaanbare communicatieboodschap te gieten waar jouw droomvrijwilliger zich meteen door voelt aangesproken. 


6. actieplan / activiteiten

Met je wervingsdoel, doelgroep, boodschap en middelen kun je nu de activiteiten in kaart brengen. Ga je een open dag organiseren? Je vacatures op je website en Etten-leurvoorelkaar zetten? En een interview in het lokale krantje publiceren? 

Wat past en kan hangt natuurlijk af van je middelen: tijd en budget. Hanteer het Pareto principe of de 80-20 regel: 80% van je resultaat wordt door 20% van je tijd veroorzaakt. Dus start met de activiteiten die je met de minste tijd/geld het meeste gaan opleveren. 

 Alle voorgenomen acties kun je nu in een schema zetten, wat je wervingsplan vormt: 

  • Welke acties gaan er uitgevoerd worden, inclusief eventuele herhalingen, evaluatie, bijsturing etc.
  • Taakverdeling: wie bereidt voor, wie voert uit, wie is betrokken/verantwoordelijk
  • Tijdsplanning: wanneer gebeurt er wat 
  • Budget & andere resources

Tip: Vergeet in je wervingsplan niet hoe je de reacties gaat opvolgen die straks natuurlijk gaan binnenstromen ;-)?

  tot slot: behouden & verdieping

Goed gedaan: je hebt het einde van deze e-learning bereikt! Als afsluiter geven we je graag nog 2 tips mee. 

Vrijwilligers behouden is minstens zo belangrijk als werven

Vrijwilligers behouden is minstens zo belangrijk als werven. Als je gaat werven, wil je natuurlijk niet dat je inspanningen na een korte tijd teniet gedaan wordt omdat vrijwilligers snel stoppen. Zorg dus goed voor je bestaande vrijwilligers met aandacht en waardering. Van een snelle 'hoe is het nou' tot een lief gratis kaartje als iemand er een tijdje is, het kost vaak niks (ook nauwelijks tijd) maar levert heel veel op. 

Verdieping

Deze e-learning vormt een handige en snelle start. Voor meer informatie en verdieping over vrijwilligersmanagement en wet& regelgeving kun je bijvoorbeeld terecht bij het NOV. 

succes!